Member: JFortin
Name: Jacques Fortin, médiateur accrédité LL.M.

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December 13, 2004 - Advice and Strategy > Legal
(4) Étapes et déroulement type d'une médiation

La médiation est un processus volontaire, amiable et confidentiel par lequel des personnes opposées dans un différend acceptent de tenter de le résoudre de façon consensuelle, sur la base de leurs intérêts mutuels. La rapidité et le minimum de formalités permettent de maintenir des coûts de règlement raisonnables, surtout lorsque les montants en jeu ne sont pas trop importants.

Une médiation ne peut commencer sans qu'une convention de médiation soit signée, car une clause de médiation prévoit dans quelles situations utiliser la médiation, mais n'en prévoit pas les détails.

À quoi sert la convention?
Il existe différents modèles de conventions, selon les médiateurs ou les organismes impliqués. Ces modèles de conventions établissent les modalités sur lesquelles les parties doivent s'entendre avant de commercer, soit:
  • identifier les participants (les décideurs)
  • formuler l'objet du différend à régler
  • vérifier s'il y a des délais ou prescriptions légales dont il faudrait tenir compte; cela permet de s'assurer de la préservation des droits des parties en cas d'échec
  • identifier les autres participants éventuels (cadres, conjoints, avocats, experts)
  • préciser le rôle des avocats et autres participants : ce rôle consiste à conseiller les parties (et non parler en leur nom), les aider à imaginer des solutions dans une attitude de collaboration. Il est important de noter que ces personnes doivent aussi signer un engagement de confidentialité.
  • formuler les engagements de confidentialité,soit de l'existence des rencontres, soit de leur contenu.
  • établir le partage des coûts (honoraires du médiateur, location de salles, etc.); dans un dossier impliquant seulement deux parties, en général on partage moitié-moitié.

    En fait, la convention, c'est le contrat qui régit clairement les rôles de tous les participants. La convention peut être modifiée en cours de route, mais à la condition expresse que les changements soient approuvés à l'unanimité. Car à partir du moment où on entreprend une démarche de médiation, le mode consensuel affecte toutes les décisions.

    Déroulement type d'une médiation:
    Chaque médiateur a son style et sa façon particulière d'en gérer le déroulement. On peut affirmer sans se tromper qu'il y a rarement deux dossiers de médiation pareils; c'est variable en fonction de nombreux facteurs ( les faits, les personnes concernées).

    Quelles que soient les différences, la démarche se déroule toujours selon 4 grandes étapes:

    1- Retour sur les faits: les parties échangent leurs perceptions de la situation problématique et tentent de parvenir à une définition commune du problème à régler. Donc premier consensus à atteindre: s'entendre au moins sur la formulation du problème. Sans cela, il est difficile de travailler ensemble à le résoudre.

    2- Identification des intérêts en jeu: le retour sur les faits permet d'identifier les intérêts qui ont motivé les comportements des parties. Il est important d'avoir une perception commune des intérêts en jeu, afin de corriger les erreurs d'interprétation qui sont si souvent la cause de la dégradation de situations. La perception commune des intérêts en jeu sert de fil conducteur dans la recherche des solutions possibles pour répondre aux besoins des parties.

    3- Recherche de solutions: il s'agit de dresser une liste de solutions possibles basées sur les intérêts et les besoins identifiés. Généralement, au début d'un conflit, chaque partie vit le problème en vase clos et n'entrevoit qu'une solution pour le résoudre: la sienne. Les solutions divergent et donc le conflit s'enlise. L'étape de recherche de solutions vise à élargir l'éventail de solutions possibles afin de créer des alternatives réelles à une situation bloquée sur des positions cristallisées. Il s'agit alors de les soumettre à une grille d'analyse dont les critères ont été validés par consensus entre les parties afin de choisir celle qui répond le mieux aux besoins de tous. On parle alors d'une solution "gagnant-gagnant".

    4- Rédaction de l'entente: une fois le consensus atteint sur le choix d'une solution, il est important de consulter au besoin des experts (juristes, comptables, etc.) afin de bien évaluer tous les aspects de l'entente conclue et de ne pas se retrouver avec de nouveaux problèmes qu'on aurait omis de prendre en considération et qui risqueraient de faire dérailler l'entente. Certes le but d'une entente est de régler une situation existante; mais c'est encore mieux lorsqu'on peut incorporer des éléments préventifs qui diminuent le risque de récurrence du problème. Il peut être avisé de mettre un projet d'entente à l'essai afin d'en expérimenter toutes les facettes avant de la finaliser ("reality check"); cela peut même permettre de la bonifier en cours de route, à l'avantage de toutes les parties.

    Le médiateur est un guide dans cette démarche méthodique, basée essentiellement sur la bonne foi et l'esprit de collaboration des participants.

    Certaines conditions sont pré requises de la part des participants afin de maximiser le potentiel de résultats:
  • avoir la volonté de régler
  • être au courant des faits et accepter de les divulguer
  • avoir l'autorité pour s'engager à signer et respecter une entente
  • participer activement à la recherche de solutions
  • respecter les règles de communication établies par le médiateur

    Lorsque ces conditions ne sont pas réunies au départ, le médiateur peut décider de ne pas enclencher la médiation, en informer les parties et s'assurer qu'elles comprennent bien le pourquoi de cette décision. Il est possible que les parties décident de corriger les conditions manquantes et ainsi permettre la poursuite de la démarche. Lorsque les conditions de départ ne sont pas favorables, le médiateur doit veiller à ce que les parties n'engagent pas des frais en pure perte. Cette vérification fait partie du rôle du médiateur, que nous reverrons plus à fond dans la capsule #5.

    Règles de communication: respect et écoute.
    En plus de l'application méthodique des quatre étapes, un code de comportement doit être endossé et suivi par tous. Ses règles sont très simples; elles sont fondées sur le respect et l'écoute. Le volet le plus difficile en matière de communication entre les personnes ne concerne pas tant la capacité de s'exprimer que la capacité de savoir écouter ce que l'autre a à dire. Chacun doit donc s'exprimer à tour de rôle et écouter l'autre avec respect, dans un environnement neutre qui favorise les échanges de points de vues divergents. Écouter ne veut pas nécessairement dire « être d'accord » ; il s'agit d'essayer de comprendre le point de vue de l'autre personne en acceptant de la laisser l'exprimer.

    Grands principes du déroulement :
  • Lieu:
    Il est recommandé de tenir les réunions dans un local à l'abri des interruptions du quotidien ; car le fait de tenir une séance de médiation dans les bureaux d'une des parties expose les parties à être constamment dérangées par des interruptions reliées au travail de l'entreprise et amène une déconcentration des participants.
  • Nombre de rencontres:
    Une démarche de médiation peut nécessiter plus qu'une réunion, surtout lorsqu'il y a plus de deux parties et/ou que l'objet du différend est de nature complexe. Il est normal que des situations qui durent parfois depuis des mois voire même des années ne puissent pas être réglées en une seule rencontre. Le simple écoulement du temps entre les réunions permet aux idées nouvelles de faire leur chemin et d'être validées par les personnes concernées.
  • Séances individuelles ou conjointes:
    Le médiateur peut décider de fonctionner en séances individuelles ou conjointes, selon les besoins. Les séances conjointes sont recommandées dans la mesure du possible, puisqu'il est question d'échanges et de collaboration avec l'autre partie.
  • Mode de décision par consensus:
    À partir du moment où la médiation est enclenchée, toutes les décisions doivent obligatoirement faire l'objet de consensus par toutes les parties. L'assemblée des participants devient "souveraine" et prend toutes les décisions nécessaires en cours de route: établir les dates des prochaines rencontres selon les disponibilités des parties, préparer l'agenda des rencontres, faire appel à la contribution d'autres experts neutres (juristes, fiscalistes, etc.) pour éclairer certaines décisions complexes, etc.
  • Interruptions, pauses:
    En tout temps au cours d'une médiation, toute personne (incluant le médiateur) peut demander une pause, un caucus ou mettre fin à la rencontre. Lors d'un caucus, la séance conjointe est suspendue et chaque partie (autant celle qui demande le caucus que l'autre) a droit à un temps égal en privé avec le médiateur, pour faire des mises au point ou simplement pour permettre d'abaisser le niveau des tensions. Le contenu des caucus est confidentiel et le médiateur ne peut rien rapporter à l'assemblée à moins d'en avoir été spécifiquement autorisé par une partie.
  • L'entente:
    Lorsqu'il y a entente, le médiateur peut aider les parties à l'exprimer et à la détailler afin qu'elle reflète le plus exactement possible la volonté des parties et qu'elle fasse bien le tour de la question. Il est généralement préférable que les parties prennent en charge la responsabilité de rédiger leur propre entente.L'entente est de nature confidentielle; elle constitue un contrat moral entre les parties qui se sont engagées mutuellement à la mettre en œuvre et à la respecter. Cependant, elle peut constituer une transaction au sens des articles 2631 et suivants du Code civil du Québec. Une transaction aura entre les parties l'autorité de la chose jugée sous réserve d'être homologuée par le tribunal (ce qui signifie que son exécution pourrait être forcée).

    La présente capsule fait partie d'une série sur la médiation:
  • (1) " La médiation, une approche d'affaires pour régler les conflits"
  • (2) "Les préjugés face à la médiation".
  • (3) "Comment déclencher une médiation"
  • (4) "Étapes et déroulement type d'une médiation"
  • (5) "Comment choisir un médiateur".

    Note: Dans ces documents, l'emploi du masculin ne vise qu'à simplifier le texte.

    Pour connaître ma philosophie et mon approche, je vous invite à visiter mon site internet http://www.jfortinmediation.qc.ca
    Merci de votre visite! :-)


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