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May 8, 2013 - Advice and Strategy > Writing & Translation
Démarquez-vous par des objets de courriel efficaces: actualisez!


La rédaction efficace vaut aussi pour les courriels! Voici une bonne pratique trop souvent négligée: actualiser les "objets" (titres) de courriels.

RAPPEL d'un principe de base... nécessaire...
L'objet d'un courriel devrait toujours être adapté à son contenu:
- pertinent = en lien avec le sujet,
- informatif = sorte de résumé du contenu du courriel, donc éviter les objets comme "Infos" ou "Divers" ou "Offre", etc; spécifiez par exemple "Offre n°23B, en réponse à votre demande de traduction japonais > français",
- sans jargon (susceptible d'être inconnu d'un destinataire).

... mais nullement suffisant!
Le contenu d'un échange par courriel dérive souvent vers d'autres sujets que le sujet initial... Actualisez alors l'objet de ce courriel! Vous pouvez garder dans le corps du message l'historique des échanges, mais mettez à jour l'objet du nouveau courriel de réponse.

Qui parmi vous n'a jamais déploré un courriel titré "Prochaine assemblée générale"... dans lequel il est finalement question... de location d'un véhicule pour le prochain déplacement du patron?!

Est-ce si grave? OUI, car un courriel mal tiré est difficile à retrouver... "Je suis pourtant sûr d'avoir le courriel avec la réservation de la voiture pour le patron... mais je ne parviens à le retrouver" Normal... il s'appelle "RE re re re: Assemblée générale annuelle"!

Quelqu'un vous propose une rencontre? Son courriel est titré "Proposition de rencontre" et il suggère 3 dates? Répondez-lui comme d'habitude dans le corps du courriel... et actualisez l'objet du courriel en ajoutant "Proposition de rencontre: ok le 23". Votre destinataire, peut-être pressé, verra en un coup d'œil votre réponse... et accédera comme toujours aux détails dans le corps du message!

(Ces conseils vous troublent? Il me fera plaisir de développer ces sujets dans ma formation "Messagerie efficace").


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4 comments
Kilukru Média.  19-06-2013 12:59 p.m. HAE

Merci pour ces conseils, j'aurais un point important à ajouter.

Lorsque vous utilisez les courriels, ce n'est pas comme du papier, donc, vous pouvez envoyer plusieurs courriels si vous avez plusieurs sujets à aborder. N'ayez pas peur de faire du gaspillage de papier-courriel! Par exemple, pour un client, j'aime mieux envoyer 3 courriels : Devis pour X projet, Facture pour Z projet, et Disponibilité de rencontre que d'envoyer 1 seul courriel avec tous ces sujets. Et même là, ce n'est quand même pas si mal puisque c'est le même client.

Imaginer travailler avec un collaborateur sur plusieurs clients/projets qui vous envoient 1 courriel qui parle de plusieurs clients/projets en même temps! Ouff, pour ma part j'utilise GMail, donc je peux classer le courriel dans les différents dossiers, mais la communication est lourde. Il sera difficile de retrouver toutes les informations pour le projet X, s'il est perdu dans plusieurs niveaux de textes...

Donc, en résumé envoyez un courriel par sujet en lien avec l'objet du courriel. Cela facilitera les communications pour tous (vous, clients, collaborateurs, etc.).
Félix Arseneau.  19-06-2013 2:27 p.m. HAE

Je suis tellement d'accord avec vous, et j'essaie le plus possible de me faire l'évangéliste de ces bonnes pratiques. :-)

Toutefois, je ne suis pas certain que l'actualisation des objets soit nécessairement la meilleure approche, car j'ai remarqué que mon logiciel de courriel regroupe tous les courriels du même fil de discussion, même s'ils ont des objets différents.

Je crois qu'il y a une méta-données dans le courriel qui garde la trace de tous les échanges, depuis le message initial. Ainsi, si un jour vous tentez de supprimer une partie de la "discussion", tous les sujets qui y sont liés risquent de disparaître. Du point de vue de la gestion des courriels, ce n'est pas l'idéal.

À mon avis, il vaudrait mieux encourager les gens à démarrer une nouvelle discussion pour chaque nouveau sujet que de répondre au même message, surtout s'il y a possibilité de mêler des sujets plus importants avec des sujets plus secondaires.
Carmelle.  20-06-2013 10:38 a.m. HAE

J'abonde dans le même sens... 3 sujets, 3 courriels, surtout si les sujets demandent un suivi complexe
Laurence PICOT.  20-06-2013 10:49 a.m. HAE

Merci pour vos réactions, je partage vos avis sur "1 sujet, 1 courriel". C'est d'ailleurs pour respecter ce principe d'unicité que j'ai limité mon sujet à l'actualisation des titres: "1 sujet, 1 capsule" !
En évangélisant ce principe "1 sujet, 1 courriel", on se heurte souvent à l'objection "Mais ça va générer encore plus de courriels" ! (facile à traiter, si tant est que le réticent est ouvert à écouter les conseils).
Aussi, allons-y pas à pas, c'est déjà un moindre mal si, en dépit de contenir plusieurs sujets, un courriel est au moins bien titré... (exemple pour un courriel multi-sujets: "réunion du 22 + coordonnées du client évoqué ce matin"
Le mieux est l'ennemi du bien !
Bonne rédaction à tous

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