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September 2, 2003 - Advice and Strategy > Information Technology
L'échange de fichiers simplifié

Ma mission était claire: j'étais chargé de rédiger un court article sur le travail multi plateformes en soulignant les difficultés rencontrées lors de l'échange de fichiers entre systèmes d'exploitation et logiciels divers. J'allais mettre à profit ma vaste expérience «multiplateformique» et mes cicatrices d'expérimentations de toutes sortes de logiciels (je dois en installer 10 par semaine!) pour votre instruction. Paradoxalement, en échangeant les versions commentées de ce texte sur les formats de fichiers à privilégier, j'ai moi-même été victime de la malédiction que je me proposais de vous faire éviter. En effet, mon texte rédigé avec Open Office sous Linux, puis sauvegardé en format RTF est passé par l'ordinateur de ma «réductrice» en chef et son traitement de texte Microsoft Word pour me revenir lisible, mais difficilement éditable. Cela m'a compliqué la vie pour la révision, tout en me la simplifiant pour vous donner des exemples concrets de choses «à ne pas faire» ;-)

Première règle: ne prenez rien pour acquis. Il faut toujours prendre le temps de poser quelques questions à votre fournisseur et idéalement faire un petit test préalable, histoire de valider notre routine (surtout lorsque notre travail nous amène à collaborer avec de nouveaux contacts.) Prenez le temps de valider la version du système d'opération utilisé (Windows 98 en français, Mac OS X 10.1, Mandrake Linux 9.1, etc.) ainsi que le logiciel (Wordperfect 5, Microsoft Office 97, Open Office 1.1, etc.)

Deuxième règle: choisissez un format d'échange compatible. Il faut s'entendre sur le terrain commun aux partenaires des échanges. Si une norme existe, mieux vaut la privilégier. Les courriels respectent en grande partie une norme bien établie, ainsi vous pouvez facilement en échanger avec vos collaborateurs, peu importe la plate-forme ou le logiciel. Il n'en a pas toujours été ainsi, à une époque pas si lointaine, on devait prendre le temps de connaître le logiciel de ses destinataires pour les rejoindre. CC:mail, Notes: est-ce que ça rappelle à certains de mauvais souvenirs? Grâce à la norme de courriel (RFC 822 pour les «nerds»), ces histoires sont en grande partie chose du passé. Mais la vigilance est de mise, car quelques fournisseurs de logiciels tentent de garder le marché captif par des pratiques douteuses...

Que faire cependant si je ne suis pas un féru des standards et des acronymes de trois ou quatre lettres? En général, ceux qui utilisent des plates-formes ou des logiciels moins répandus savent déjà ce qu'ils peuvent échanger; il suffit de le leur demander. Que ce soit pour des images, du texte ou des données, les formats d'échanges normalisés commencent à s'imposer. Sinon, il faut se rabattre sur une alternative simplifiée. Vous pouvez sauvegarder vos textes en RTF, vos données en CSV et vos mises en pages en HTML, vos plans architecturaux en DXF et vos graphiques vectoriels en EPS... Dans certains cas, le format le plus répandu pour un domaine d'application peut faire l'affaire, en tenant compte qu'il va demander certains compromis (comme la difficulté d'édition pour votre interlocuteur), comme c'est le cas par exemple avec les mises en page PDF, les images JPG et les tableurs XLS.

Troisième règle: gardez vos options ouvertes. Facile à dire, facile à faire. Conservez plusieurs versions d'un fichier (la version d'édition originale et la version d'échange). Par exemple, ce texte est rédigé avec Open Office (l'alternative gratuite et libre à Microsoft Office, disponible sur plusieurs plates-formes) et donc sauvegardé en .sxw (du xml pour les geeks qui voudraient regarder sous le capot). Ensuite je la sauvegarde en format RTF qui est très répandu et convient parfaitement à mes besoins. Il faut simplement que j'avise ma rédac en chef de ne pas utiliser les fonctions propriétaires de révision de son logiciel de traitement de texte afin de conserver la compatibilité. De simples retraits barrés et ajouts en gras feront l'affaire (voir à ce sujet la NDLR en bas de page). De plus le fichier est quatre fois plus léger ainsi, ce qui n'est pas à négliger surtout que je suis sur une connexion modem antique au moment de la tombée...

Simple? Assez. Facile? Oui, moyennant quelques précautions. Faites-moi confiance, c'est un peu comme le recyclage. Il y a une dizaine d'années, seuls les hippies écolos purs et durs pratiquaient le recyclage de leurs déchets de façon régulière. Avec de l'information et de la sensibilisation, jumelées avec une perspective certaine des décideurs de l'époque, aujourd'hui le recyclage est un geste bénéfique pratiqué dans la majorité des foyers.

Le choix des fichiers d'échanges est similaire. La liberté de choix pour les logiciels et les plateformes prend de l'ampleur pour de bonnes raisons. Vous ne voyez que la pointe de l'iceberg, mais c'est une tendance de fond, une réalité du marché du travail. Pensez aux infographistes sur leur Mac, aux architectes sur leur station de travail Unix, aux développeurs Web sous Linux... Aux comptables sous Windows 98 aux programmeurs Visual Basic sous Windows XP et aux administrateurs de systèmes sous Solaris...

Tous ces gens doivent pouvoir communiquer entre eux, et la solution passe par des formats ouverts, contrairement à ce que voudraient vous faire croire certains départements d'informatique ou de marketing, qui agissent trop souvent comme s'il n'existait qu'une seule plateforme. C'est pourquoi ce fichier ne sera pas transmis en format SXW à mon éditrice d'ailleurs, mais pas en format DOC non plus!



*NDLR : Bien que généralement favorable aux normes ouvertes, la réductrice susnommée tient quand même à signaler que la procédure de révision «à la mitaine» suggérée par son inventif collaborateur est problématique à plusieurs égards: il devient impossible de distinguer une véritable mise en forme en caractères gras d'une correction, les corrections mineures (ajout d'un article, modification de la ponctuation, etc.) passent inaperçues, et ce procédé requiert le double de manipulations comparativement au système de «suivi des modifications» qui, s'il a le défaut d'être une option propriétaire à Microsoft Word, n'en est pas moins beaucoup plus efficace pour le travail collaboratif sur différentes versions de textes. Mais bon, qu'est-ce qu'on ne ferait pas pour avoir le plaisir de collaborer avec lui? ;-)


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