Mon métier de consultant consiste principalement à échanger de l'information avec mes clients. Je dois prendre compte de leurs besoins et les traduire en offre de service. Une fois une proposition acceptée, la réalisation du mandat commence habituellement par une collecte d'information plus fouillée. Le résultat du mandat doit lui aussi être communiqué au client. Chaque étape de la réalisation nécessite de nombreux échanges de courriers électroniques et de documents de toutes sortes.

Mieux communiquer pour mieux travailler

Votre rôle de client consiste à créer les conditions qui permettront au consultant d'attendre les objectifs fixés. Vous devez donc lui donner accès à toute l'information pertinente et aux personnes qui pourront enrichir sa compréhension de la situation. Vous devez aussi vous assurer que le mandat progresse dans la bonne direction en respectant des contraintes de ressources et de temps.

La qualité de la communication entre son consultant et l'équipe client détermine grandement l'efficacité de la réalisation du mandat. La collaboration et l'échange d'information occupent donc une place prépondérante dans nos activités. On évalue d'ailleurs entre 50% et 75% le temps consacré par les gestionnaires à la communication et au travail de groupe.

Avec l'avènement de l'ordinateur sur chaque bureau et du branchement quasi universel qu'offre le réseau Internet, on pourrait croire que nos communications sont grandement améliorées par l'utilisation des technologies de l'information. Pourtant, la plupart des groupes de travail n'utilisent qu'une toute petite partie de la technologie disponible.

Des outils à maîtriser

Cette chronique est la première d'une série où nous explorerons des outils qui s'offrent aux équipes de travail, aux consultants et à leurs clients pour mieux communiquer. Avec Internet, les outils de communication sont disponibles partout et en tout temps. Ils sont maintenant faciles à utiliser et très bien intégrés à notre environnement de travail.

Le courrier électronique est certainement l'outil de communication le plus répandu. Il a de beaucoup accéléré les échanges d'information. Mais a-t-il pour autant amélioré la qualité des communications? Un rapide coup d'oeil à ma boîte de réception indique qu'un grand nombre de pourriels obstrue la vue des messages importants. Et c'est de plus en plus un défi de retrouver une information particulière dans une enfilade de messages où de nombreux sujets s'entrecroisent à un point tel que le titre du message n'a plus aucun rapport avec son contenu!

Dans une prochaine chronique, nous explorerons quelques outils qui permettent d'obtenir un meilleur rendement de votre logiciel de courrier électronique. Nous examinerons aussi différents outils qui se sont développés depuis l'adoption des normes Internet par la plupart des entreprises. Des outils qu'on connaît mieux comme les listes de distribution, les forums de discussion ou le clavardage (chat). D'autres en émergence comme les outils multimédias (audio et vidéo), les systèmes de partage d'applications, les collecticiels permettant un travail collaboratif en ligne, les cybercarnets (weblogs) et d'autres outils permettant aux groupes de travail de mieux gérer et partager leurs connaissances. Des outils qui facilitent les communications en direct, au moment où les choses doivent se passer, comme ceux qui prolongent la durée de vie de nos documents et permettent de les retrouver au moment où on en a besoin.