Des rapports au traitement de texte à réviser, des tableurs à compléter, des présentations à commenter, des données à exporter, autant de fichiers à échanger entre les membres d'une équipe dispersée géographiquement. Examinons cinq solutions pour les équipes virtuelles qui veulent partager leurs documents efficacement.

1. Le courrier électronique

L'annexe d'un fichier à un courriel est sans doute aujourd'hui la manière la plus courante de transmettre un document électronique à une ou plusieurs personnes. Je vous ai d'ailleurs déjà fourni trois trucs pour optimiser votre utilisation des annexes dans une chronique antérieure.




2. Le CD-ROM

Pour peu que votre ordinateur soit récent, vous disposez probablement d'un graveur CD et d'un logiciel permettant la création de CD de données. Sinon, il faut en acquérir un pour quelques centaines de dollars. Avec le logiciel qui l'accompagne et des CD vierges (moins de un dollars pièce lorsque achetés en bonne quantité), vous pourrez stocker jusqu'à 700 Mo de données par disque.



3. Le serveur FTP

Le FTP (File Transfer Protocol) est une solution très performante qui nécessite cependant un effort pour la mise en place et la formation des utilisateurs. Il faut d'abord aménager un espace de transfert sur le disque rigide d'un serveur FTP relié au réseau Internet. Le gestionnaire du système doit créer des comptes d'utilisateurs avec mot de passe afin de limiter l'accès aux personnes autorisées. Votre service informatique a peut-être déjà ce qu'il faut. Sinon, pour quelques centaines de dollars par année, un fournisseur de service Internet créera un environnement Web avec service FTP comportant un espace disque d'environ 50 Mo. Le coût d'hébergement passera à quelques milliers de dollars par année si les fichiers à partager sont nombreux et volumineux.

Cette solution nécessite aussi un logiciel à installer sur le poste de travail des membres de l'équipe. Ces logiciels appelés "clients FTP" sont peu coûteux et sont souvent disponibles en version d'essai (partagiciel). Ils servent à envoyer les fichiers sur le disque rigide d'un serveur FTP et à les récupérer au besoin. Parmi les plus populaires, citons WS-FTP et FTP Expert, conçu au Québec et disponible en français.



4. Un répertoire de fichiers sur un site Web

Cette solution s'apparente à la solution précédente mais réside sur un serveur Web et ne nécessite donc pas de logiciel particulier pour envoyer ou recevoir les fichiers. Votre navigateur habituel (Internet Explorer ou Netscape) feront parfaitement l'affaire. Il faut cependant disposer d'un serveur Web capable de recevoir et d'entreposer les documents de façon sécuritaire. Des services payants comme My Docs Online offrent ce service à des prix approchant 100$ par année par utilisateur pour 50 Mo d'espace disque. Si vous transférez de très gros documents (comme des illustrations ou des photos), le coût pourrait atteindre 500$ par année pour un espace de un giga-octet. Enfin, de tels systèmes sont disponibles en solution à la carte comme AA-Documentation mais occasionnent des frais d'implantation.



5. Les collecticiels

La catégorie de logiciels appelés "collecticiels" ou, en anglais groupware, regroupe une diversité de fonctions utiles pour le travail des équipes dispersées. Cette dernière solution mériterait plusieurs chroniques à elle seule, mais dans ce cadre de celle-ci, je me limiterai à souligner les fonctions permettant de créer des dépôts de documents avec une gestion de droits d'accès, un suivi des versions et des systèmes de notification plus ou moins évolués selon les systèmes. Parmi ceux-ci, mentionnons Yahoo! Groups (groups.yahoo.com) qui est offert gratuitement mais sans aucune garantie de service ou de confidentialité. D'autres systèmes tel que Microsoft SharePoint et le collecticiel québécois Work2gether nécessitent une installation sur un serveur d'entreprise ou un accord d'hébergement spécifique. Soulignons en terminant le collecticiel Groove qui offre l'avantage de s'installer dans un mode de communication de poste à poste (peer-to-peer) et, de ce fait, ne nécessite pas d'installation sur un serveur central. Outre Yahoo! Groups qui est gratuit, ces systèmes peuvent coûter entre une centaine de dollars par utilisateur pour la version standard de Groove à quelques dizaines de milliers de dollars pour l'implantation des autres systèmes à l'intention de plus grands groupes.



Comme vous le constatez, les solutions facilitant le partage de fichiers électroniques sont nombreuses. Quelques essais vous permettront de trouver celles qui répondent le mieux aux besoins et exigences de vos groupes de travail.