Comme agent solo ou comme offreur de contrats qui recoure à leurs services, vous devez souvent collaborer à distance. Vous êtes donc membre d'une façon ou d'une autre de ce que l'on appelle une « équipe virtuelle ». Et il est à parier qu'une bonne partie de votre activité consiste à échanger des informations et des documents avec ces collaborateurs utilisant le courriel comme véhicule principal. Au lieu de vous battre avec les limites du courriel, ses boîtes postales toujours pleines, les délais imprévisibles ou les aléas des filtres contre le pourriel, que diriez-vous de simplement partager une partie de votre disque rigide avec vos collaborateurs?

C'est maintenant possible et sécuritaire avec la nouvelle version de Groove, un logiciel de collaboration pour des équipes de travail. Groove donne aux membres d'une équipe virtuelle un nouveau moyen de communication et divers outils de travail en commun tel que :
• le partage de documents
• les discussions synchrones (chat) ou asynchrones (de type forum)
• un calendrier de groupe
• des répertoires de contacts ou de sites Web
• des outils de présentation et de révision de documents, etc.

D'autres outils développés par des tiers peuvent être ajoutés à Groove pour élargir ses capacités pour en faire, par exemple, un logiciel de gestion de projet ou de gestion de la relation de clientèle (CRM – Customer Relationship Management).

Petite parenthèse technique : Groove repose sur une architecture décentralisée, ce qui signifie qu'il distribue l'information sur chacun des ordinateurs des membres de l'équipe dans une approche de type poste à poste (peer-to-peer). Le serveur central de Groove ne sert qu'à gérer les inscriptions, la messagerie et diverses notifications. Dans la version grand public, les serveurs du producteur de Groove Networks assurent cette fonction tandis que dans une implantation en entreprise, un serveur de domaine joue un rôle plus important dans le transport de l'information, la gestion des données et l'intégration avec les autres applications de l'entreprise. Dans tous les cas, les communications sont compressées pour minimiser le trafic et encryptées pour en assurer la confidentialité. Fin de la parenthèse.

On peut créer autant de groupes de travail qu'on a de projets à mener. Chaque groupe peut compter un nombre illimité de membres (en théorie, du moins) et un même utilisateur peut appartenir à autant de groupes qu'il le désire.

Les données gérées par Groove pour un groupe de travail sont « encapsulées » dans un fichier qui constitue une espèce de coquille. Du point de vue de Windows (Groove est optimisé pour Windows XP), les messages qu'on écrit dans Groove et les documents qu'on s'échange sont regroupés dans un seul fichier. Groove se charge d'assurer la synchronisation de ce fichier entre tous les membres du groupe. Il le fait instantanément ou dès que les membres se branchent à Internet.

Avec la nouvelle version 3, actuellement à l'étape des tests bêta, l'outil de partage des documents a connu un développement fort intéressant. Il est maintenant possible de désigner un répertoire de votre disque rigide comme dossier partagé et d'inviter d'autres utilisateurs de Groove à reproduire ce répertoire sur leur propre ordinateur. Dès lors, les ajouts ou les changements de fichiers effectués par n'importe quel membre de l'équipe seront reproduits pour tous les autres automatiquement.

Par ailleurs, Groove facilite les communications instantanées entre les membres de l'équipe. Il avertit de la présence des membres en ligne et permet l'échange de courts messages ou de courriels privés (par son propre système de messagerie). Il permet aussi d'engager des conversations vocales à l'aide d'un microphone.

Avec sa nouvelle mouture qui sera disponible en version définitive dans les prochains mois, Groove devient un incontournable pour les équipes dont les membres :

• sont dispersés géographiquement;
• utilisent couramment un ordinateur équipé de Windows (98, 2000 ou, idéalement, XP) relié à Internet;
• démontrent un intérêt pour les nouveaux outils de travail sur PC;
• sont prêts à investir quelques centaines de dollars pour augmenter les capacités de leur coffre à outils informatiques;
• et n'ont pas de réticence à l'utilisation d'un logiciel en anglais.

La version 2.5 du logiciel n'a pas été traduite et le producteur n'a pas encore annoncé ses intentions quant à la nouvelle version 3. Toutefois, des développeurs de solutions Groove, en France, sont confiants de voir une version francisée en 2004.

Bien qu'encore destinée à des utilisateurs plus expérimentés que la moyenne, Groove témoigne du progrès important des outils de collaboration tant au plan de la convivialité que de la sécurité. Progressivement, les outils de collaboration en ligne gagnent de nouvelles clientèles et contribuent à rendre de plus en plus efficace le travail à distance.

Cet article découle d'une étude détaillée réalisée par AméliorAction sur l'utilisation de Groove dans un environnement français. Vous pouvez obtenir copie de cette étude à l'adresse suivante :
http://www.amelioraction.ca/aa/capsules/007-grooveenfrancais.php