Les données, bien plus que les équipements, sont essentielles à votre travail. Si vous perdez votre ordinateur portatif lors d'un congrès, vous pouvez toujours vous en procurer un nouveau. Par contre, comment retrouver le numéro de téléphone de ce client potentiel prometteur qui était enregistré sur votre ordinateur? Et que se passera-t'il si c'est votre compétiteur qui trouve votre ordinateur et téléphone à votre client potentiel?
Vous pouvez protéger vos données de la plupart des regards indiscrets en respectant ces règles simples.
1 - Fermer les portes.
En général, un voleur doit avoir un chemin physique pour accéder à vos données. Le fil qui vous connecte à Internet est le plus souvent la seule porte d'entrée à vos données. À moins qu'il n'ait directement accès à votre ordinateur. Vous pouvez protéger cette porte par l'ajout d'un « pare-feu ». Disponible sous forme logicielle ou matérielle, ce dispositif est très efficace lorsqu'installé et configuré par un expert.
2 - Utiliser des mots de passe.
Partout où cela est possible, limitez l'accès par un mot de passe. Par exemple, au démarrage de votre ordinateur ou lors de l'ouverture de votre logiciel de comptabilité ou encore de votre connexion Web. De plus, choisissez un mot de passe suffisamment difficile à deviner et changez-le à l'occasion.
Si vous ne faites pas confiance à votre mémoire, songez à l'achat d'un lecteur d'empreintes digitales. De plus en plus abordables, il en existe de nombreux modèles : portatifs, intégrés à un clavier, intégrés à un bâtonnet de mémoire USB... .
3 - Encoder les données.
Si la nature de vos données ou la situation demande une protection accrue, optez pour l'encodage. Par exemple, avant de transmettre les données de votre logiciel de comptabilité par e-mail à votre comptable. Ainsi si une personne intercepte le e-mail, il lui sera presque impossible d'en lire le contenu.
Il existe des logiciels permettant d'encoder les e-mails et les données sur une disquette ou un CD-ROM, ou encore celles sur le disque dur de votre ordinateur. Vous pouvez également utiliser un des nombreux produits d'encryption, comme les clés d'encryption USB.