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 Nom: Jean-Sébastien Marsan

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06 novembre 2005 - Conseils et veille > Gestion et Finance
La gestion du temps: un art de vivre (2e partie)

"À long terme, nous sommes tous morts", a ironisé le célèbre économiste britannique John Maynard Keynes (1883-1946). En attendant le trépas, pourquoi pas se donner la peine d'organiser son temps pour mieux travailler, mieux vivre? Ni science, ni recette-miracle, la gestion du temps repose sur quelques techniques que le genre humain perpétue de génération en génération. La gestion du temps, c'est comme l'alphabet: on l'apprend une fois et c'est pour la vie.

Les principales techniques de gestion du temps

En matière de gestion du temps, deux conceptions prédominent.
1) Tout planifier, à la minute près.
2) Réduire ses activités pour se consacrer aux tâches prioritaires.

La deuxième approche est la plus efficace, bien que la première puisse s'appliquer à des projets précis. Par exemple, un artiste peut planifier à la minute, voire à la seconde près, l'exécution d'une performance.

Gérer son temps, au fond, signifie donner la priorité à ce qui est vraiment prioritaire, les autres tâches étant effectuées dans un ordre décroissant de priorité.

Après la planification, l'organisation

Une bonne organisation de l'espace de travail démontre une sage gestion du temps. Plusieurs techniques très simples, connues des secrétaires du monde entier, peuvent vous rendre un fier service.

Pour le classement de la paperasse, utilisez quatre filières. La première est consacrée aux dossiers prioritaires, la seconde au courrier et aux dossiers routiniers, la troisième au matériel publicitaire et la dernière à la documentation (magazines, articles de journaux, etc.). De temps en temps, effectuez une purge stalinienne dans ces filières. Ne renouvelez pas les abonnements aux magazines qui vous ennuient et avisez ceux qui vous inondent de publicité indésirable que vous ne désirez plus en recevoir.

Dans chacune de ces filières, classez la paperasse en utilisant des codes. Par exemple...
A=Urgent. À faire aujourd'hui même.
B=Très important. À faire dans un certain délai.
C=Peu important. À faire plus tard.
D=Destiné à la purge.

Un autre exemple, cité dans tous les bons manuels, consiste à tout classer selon quatre codes.
A=Urgent et important.
B=Urgent mais non important.
C=Important mais non urgent.
D=Ni important ni urgent.

Vous pouvez classer votre courrier et vos messages téléphoniques en trois catégories: répondre immédiatement, pour information, pour plus tard.

Évidemment, l'utilisation d'un agenda est un incontournable. Et préparez des lettres-types informatisées ainsi que des modèles de factures qui peuvent répondre à toutes les situations, il suffit d'ajouter quelques mots pour les personnaliser.

Dans le feu de l'action

Un travail exigeant laisse peu de temps pour réfléchir à la gestion du temps, d'où l'importance d'une bonne planification et d'une organisation efficace. Au quotidien, quelques trucs permettent d'utiliser le temps à meilleur escient.

  • Effectuez une tâche à la fois.
  • Sur votre bureau et dans votre ordinateur, n'ouvrez qu'un seul dossier à la fois.
  • Déterminez un moment de la journée où vous êtes à votre meilleur et consacrez-y les tâches essentielles.
  • Si possible, déléguez ou sous-traitez: ne faites que ce que vous devez absolument réaliser vous-même.
  • Regroupez les activités qui peuvent se dérouler en même temps, dans un même lieu et avec les mêmes outils.
  • Minimisez les interruptions et les activités routinières.
  • Prévoyez du travail bouche-trou ou de la lecture pour les salles d'attente, les transports en commun, etc.
  • Sauf urgence, ne restez pas en attente au téléphone à écouter de la musique en conserve. Laissez un message ou rappelez plus tard.
  • Alternez les périodes de travail et les périodes de repos. Si vous prévoyez deux semaines intensives, accordez-vous une semaine de boulot réduit.
  • S'il le faut, faites la sieste. À l'apogée de la deuxième guerre mondiale, Sir Winston Churchill faisait dodo tous les après-midi.
  • Une expérience à tenter: refusez systématiquement de répondre au téléphone ou de rencontrer des visiteurs entre 15h et 17h. Après trois semaines, plus personne n'osera vous déranger en fin d'après-midi. Vous venez de "gagner" deux heures!
  • Apprenez la lecture rapide.
  • Sachez dire non. Formule éprouvée: "J'aimerais bien, mais c'est impossible".
  • En cas de cul-de-sac, abandonnez votre travail pour quelques instants. Un peu de rêverie peut favoriser l'idée de génie qui vous sortira de l'impasse.

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  • Regroupez les appels téléphoniques, la lecture des courriels et les rencontres dans la même période de la journée.
  • Ne pas consacrer de temps de travail à des conversations privées ou à des courriels personnels.
  • Pour vous permettre de vous préparer, vos interlocuteurs doivent vous prévenir de la raison de leur visite.
  • En réunion ou au téléphone, dites d'emblée à votre vis-à-vis que vous n'avez que quelques minutes à lui consacrer.
  • Conservez le contrôle de la conversation. Lorsque le sujet est clos, "merci et à la prochaine".
  • Si l'interlocuteur insiste pour bavarder, soulignez que vous avez beaucoup de travail aujourd'hui.

    par Jean-Sébastien Marsan, journaliste indépendant, président de l'Association des journalistes indépendants du Québec (AJIQ)


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