Par Magali Brazier

Prenez-vous vraiment le temps de consulter dans le détail les factures que vous recevez? Et lorsque vous facturez, êtes-vous bien certain de ne pas omettre d’importantes informations pour vous protéger? Car une facture, comme tout autre effet de commerce, doit respecter certaines règles! Comme fournisseur, un oubli pourrait vous empêcher de recouvrer les sommes qui vous sont dues ou alors de réclamer les intérêts en cas de retard de paiement. Comme client, à l’inverse, vous pourriez payer des sommes dont vous n’étiez pas légalement ou conventionnellement tenu.

Voici donc quelques éléments à ne pas oublier quand vous facturez bien sûr, mais aussi quand vous recevez une facture :

1. Le nom exact du client

Bien que cela puisse sembler surprenant, l’erreur dans l’identification du client est fréquente et peut être fatale. Comme une personne peut faire affaires au moyen de différents types de véhicules corporatifs, le client pourrait être une société en nom collectif, une personne morale (société à capital actions «Québec inc.» ou «Canada inc.»), une personne physique exploitant une entreprise individuelle.

Or, chacun de ces véhicules a une particularité propre et certains disposent d’une personnalité juridique distincte des individus qui la composent. Par exemple, si le client est une compagnie, sauf en certaines circonstances, les actionnaires seront personnellement protégés de toutes poursuites en réclamation de paiement de compte. Dans un tel cas, émettre une facture au nom personnel de l’un des actionnaires pourra faire en sorte qu’une action sur compte contre une compagnie soit considérée mal fondée (car compagnie ≠ actionnaires ≠ client).

Il est donc primordial de s’assurer du nom du client et d’émettre la facture à la bonne entité juridique.

2. Les intérêts

À l’occasion, les factures et/ou mandat ne prévoient pas de taux d’intérêt. Pourtant, cela ne signifie pas que le fournisseur ne pourra pas en réclamer au client en cas de retard de paiement.

En effet, le Code civil du Québec (art. 1617), nous enseigne que

«Les dommages-intérêts résultant du retard dans l’exécution d’une obligation de payer une somme d’argent consistent dans l’intérêt au taux convenu ou, à défaut de toute convention, au taux légal.

Le créancier y a droit à compter de la demeure sans être tenu de prouver qu’il a subi un préjudice […]»

Dès lors, même si le fournisseur et le client n’ont pas convenu d’un taux d’intérêt, le fournisseur pourrait néanmoins en réclamer (au taux légal) à compter du moment où le client aura été mis en demeure de payer et qu’il ne s’exécute pas. À cet égard, la Cour du Québec a déjà jugé que le simple envoi d’état de compte mensuel n’équivaut pas à une mise en demeure (Ferlac inc. c. Constructions Ex-Terr inc., REJB 1999-11272).

En effet, la loi reconnaît qu’un client sera mis en demeure dans les cas suivants: prévoir dans une entente écrite que le seul écoulement du temps aura cet effet, envoyer une lettre sommant le client de corriger son retard et de payer dans un délai déterminé ou encore, prendre une action en justice contre lui.

Il est sûr que la situation idéale est que le fournisseur et son client conviennent par écrit à l’avance de l’application d’un d’intérêt, de son taux et du fait que le client est mis en demeure par le seul écoulement du temps!

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3. La date

Une action sur compte se prescrit par trois (3) ans à compter de l’exigibilité du paiement. Ainsi, au-delà de ce délai, le fournisseur ne pourra plus poursuivre le client. De même, pour pouvoir appliquer des intérêts, il faut connaître la date d’échéance du délai de paiement.

La facture doit donc être datée.

4. La nomenclature générale

Évidemment, la facture ne sera pas complète si certaines autres informations, certaines d’ordre plus pratique, n’y sont pas prévues.

Parmi celles-ci, il faudra donc retrouver, de manière lisible et compréhensible :

• le titre du document («Facture»);
• Les coordonnées complètes de l’entreprise qui facture (en plus, cela évitera l’excuse de «Je ne savais pas à qui ni où adresser mon paiement»!)
• Le numéro séquentiel de la facture afin de pouvoir en faire un meilleur suivi;
• La description des services rendus, afin de réduire le risque de contestation de factures et de retard de paiement. Il faut en effet se rappeler qu’une facture est le reflet de l’entente entre un client et son fournisseur;
• Les déboursés engagés pour l’exécution du mandat, le cas échéant;
• Les numéros de taxes TPS et TVQ ainsi que le détail du montant des taxes réclamées;
• Le sous-total avant taxes et le total avec taxes;
• Rappeler le délai de paiement et taux d’intérêt applicables et convenus.

Enfin, non seulement pour éviter des mauvaises créances, mais aussi pour améliorer les finances de votre entreprise, un suivi des factures et du paiement de celles-ci doit être effectué régulièrement. Car le temps peut jouer contre vous…

Magali Brazier

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À propos de Magali Brazier: Depuis 7 ans, Magali Brazier fait bénéficier ses clients de ses conseils juridiques en droit des affaires, corporatif et informatique. Elle fait partie du bureau d'avocats Bissonnet Mercadante qui offre des services tant en litige (commercial, civil, familial, immobilier) qu'en droit des affaires et corporatif.

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