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Les affaires sont les « à faire »

Leçons tirées du livre Getting Things Done

Par Sylvain Carle

Comme vous vous affichez en tant que professionnel indépendant sur AgentSolo.com, il y a fort à parier que vous êtes de ceux qu'on nomme les «travailleurs du savoir» (knowledge workers). Cela implique que la matière première de votre travail est constituée d'idées et de connaissances que vous transformez en services pour vos clients. Bien que votre métier puisse exiger du travail manuel, sa valeur principale vient de l'intangible.

Les travailleurs du savoir ne peuvent espérer (ni craindre, par ailleurs) de se faire décharger de leurs tâches par un robot dans les prochaines décennies. Mais alors, comment en finir avec ces listes interminables de choses «à faire», ce sentiment permanent d’impossibilité d'en venir à bout? Si vous êtes comme moi, votre ambition ne vous destine pas à faire moins de choses, mais plus. Et mieux. Et de manière plus efficace. Voici donc le pari: comment en faire encore plus, tout en demeurant paisible et en restant zen?

Getting Things DoneUn livre pour changer

C'est avec toutes ces questions, mon angoisse quotidienne de la performance et mon obsession à bien faire les choses que je suis tombé (par le pouvoir de l'hyperlien accidentel) sur un bouquin fantastique: Getting Things Done, de David Allen, un «entraineur en productivité» et consultant. Le titre m'a accroché immédiatement parce qu'il était simple et descriptif, sans hyperboles et promesses mirobolantes. Exactement ce dont j'avais besoin. «Straightforward», pour emprunter une expression de l'auteur.

Après quelques recherches sur le titre et l'auteur, ainsi qu'une brève lecture des commentaires sur Amazon, la vente était conclue. Comme pour présager de l'efficacité dudit bouquin, je l'ai commandé immédiatement et reçu le surlendemain. Ne comptez pas sur moi pour vous livrer un témoignage digne d’une infopub en vous disant que ma vie a soudainement basculé du tout au tout; néanmoins, il ne fait aucun doute pour moi que les leçons que j'en ai tirées me sont à ce jour très profitables.

Trop de boucles ouvertes

L'argument principal de David Allen est que l'efficacité provient de la paix d'esprit, et la paix d'esprit découle d'un système d'organisation fiable, tout simplement. Il expose un des grands vices cachés des travailleurs de la connaissance: la boucle ouverte.

Une boucle ouverte, c'est une idée incomplète, qui flotte dans notre tête, et exige une intervention de notre part. C’est une intervention souvent indéfinie, soit dans ses actions ou dans le temps.

Faire l’inventaire de nos boucles ouvertes est simple. Par exemple, qu'est-ce qui vous empêche présentement de vous concentrer entièrement à la lecture de cet article, qu'est qui vous tracasse? Qu'est-ce que vous avez peur d'oublier? Qu'est-ce que vous ne devez absolument pas oublier? Qu'est-ce que vous pouvez oublier?

Allen nous propose un système juste assez simple pour qu'il soit intéressant de considérer s'y investir mais juste assez complet pour que l'investissement en temps rapporte gros. Je le cite: «You have to think about your stuff more than you realize but not as much as you're affraid you might.»

Fermer les boucles en 5 étapes

Voici un aperçu de la méthodologie en 5 étapes proposée par Getting Things Done:

1. Rassembler (Collect)
2. Traiter (Process)
3. Organiser (Organize)
4. Réviser (Review)
5. Faire (Do)


Pour en savoir plus:
Lisez d'autres articles sur le même sujet: Méthodes de travail
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En gros, il faut faire l'exercice fréquent de rassembler toutes nos boucles ouvertes, les traiter avec une méthode rapide, organiser ces choses à faire selon les contextes, évaluer périodiquement nos listes et surtout faire. La clef se trouve dans l'action concrète.

Par exemple, si vous devez changer les pneus sur votre voiture, prenez note de l'action à accomplir, et non de l'idée. L'action n'est probablement pas «changer les pneus». C'est plutôt «téléphoner au garage pour prendre rendez-vous». Ou même «chercher le numéro du garage dans le bottin». Ou encore «demander à Martin le nom de son garagiste pas cher et sympatique...» Vous avez ainsi une vision plus claire de votre
prochaine action dans ce dossier. Et quand vous aurez du temps de disponible et un téléphone sous la main, vous pourrez fermer cette boucle.

Voici quelques autres idées avancées par Allen, pour apprendre à mieux organiser votre liste «à faire» dès aujourd’hui :

La règle du deux minutes

Quand une chose à faire arrive dans votre boîte de réception, si la compléter prend moins de deux minutes, faites-la tout de suite. Les actions qui s’accomplissent rapidement n’encombreront plus votre liste de choses à faire. Vous aurez aussi le sentiment d'aller à 200 km/h avec cette règle, parce qu'elle vous permet d'avoir plusieurs petites réalisations dans une journée, en plus des tâches plus longues et plus complexes. Voici assurément une règle à ajouter à celles que résumait récemment François La Roche dans ses Mathématiques 101 pour agent solo averti : celle du «deux minutes».

Savoir ordonner et prioriser ses actions

Trois critères d'évaluation sont utiles pour nous aider à ordonner nos priorités et à accomplir nos actions. La première: votre agenda est sacré. N'y placez que les items qui doivent être faits à date et heure fixe, comme les rendez-vous. Organisez les items avec échéance dans une filière (réelle ou virtuelle) de type: «à surveiller aujourd'hui / cette semaine / ce mois ci», classée par date pour le reste.

En second lieu, créez quelques listes d'actions à poser selon le type d'action à accomplir. Par exemple, une liste d'appels téléphoniques, de courriels à répondre (facile à faire dans votre logiciel de courriel) et de trucs à acheter sur la route. Ainsi, pendant que vous attendrez au garage la pose de vos nouveaux pneus, vous pourrez régler 4-5 appels courts de votre liste...

Créez enfin une liste d'items faciles à régler, qui vous sont utiles mais non essentiels: ranger le bureau, faire le ménage des factures, etc. Consacrer une heure à nettoyer les choses à faire qui traînent sur cette liste sera justement un excellent moyen de remonter votre niveau d'énergie!

Ne prêchez pas par un excès d'organisation de votre liste

Cela peut paraître surprenant, mais prioriser les items à l'intérieur des listes est, de l’avis de David Allen, une perte de temps. En effet, jusqu’à quelques dizaines d’items à gérer, votre cerveau sait déjà comment survoler cette liste et prioriser intuitivement et naturellement. Tout classement supplémentaire est donc inutile et vous fait perdre le précieux temps que vous devriez consacrer à régler les items de la liste!

Le livre aborde plusieurs autres sujets, tels que la discipline, comment faire des choix, les différents niveaux d'approche (50 000 pieds, au ras du sol, etc.) ainsi qu'une multitude d'autres trucs pratiques.

En somme, l’apport au quotidien de Getting Things Done est bien concret, ne serait-ce que parce qu'il est centré sur une approche réaliste. Ses recettes simples sont beaucoup plus efficaces que des principes plus élaborés, qui s’avèrent complexes à mettre en exécution.

Alors, quelle est votre prochaine action?

Sylvain Carle
Site Web: http://www.afroginthevalley.com
Profil sur AgentSolo.com: SylvainCarle

À propos de Sylvain Carle: Il est consultant en stratégie de la technologie ainsi qu'architecte de systèmes et codeur à ses heures... Il compte une dizaine d'années d'expérience en gestion et en développpement des NTIC, soit assez pour avoir adopté une attitude pragmatique et un style de communication des plus transparents avec les divers intervenants des projets auxquels il contribue.

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