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La gestion du temps: un art de vivre (1ère partie)
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jsm
Name: Jean-Sébastien Marsan
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October 6, 2005 - Advice and Strategy > Management & Finance
«À long terme, nous sommes tous morts», a ironisé le célèbre économiste britannique John Maynard Keynes (1883-1946). En attendant le trépas, pourquoi pas se donner la peine d'organiser son temps pour mieux travailler, mieux vivre? Ni science, ni recette miracle, la gestion du temps repose sur quelques techniques que le genre humain perpétue de génération en génération. La gestion du temps, c'est comme l'alphabet: on l'apprend une fois et c'est pour la vie.
Prendre le temps d'y penser
On oublie parfois que le temps...
est une ressource non renouvelable;
ne s'achète pas, ne se manufacture pas, ne s'emprunte pas;
c'est de l'argent, mais l'inverse est vrai aussi. Car il faut parfois beaucoup de temps pour obtenir de l'argent.
Plus on vieillit, plus le temps nous semble «court». Rappelez-vous, pendant votre enfance, votre perception d'une semaine de vacances. Ce qui semble interminable pour un enfant est trop vite passé pour un adulte. Et malgré l'augmentation de l'espérance de vie, le temps nous «manque» toujours.
La gestion du temps est souvent un problème pour les salariés. Celle d'un travailleur autonome est plus complexe, car il doit tout faire: comptabilité, publicité, marketing, recherche de nouveaux clients, etc. Cependant, le temps d'un salarié ne lui appartient pas, c'est le temps de son patron. Le travailleur autonome, pour sa part, peut contrôler son temps.
Gérer son temps signifie concilier vie professionnelle, sociale, personnelle et familiale. L'heureux mélange de ces quatre facettes de l'existence ne peut s'obtenir que par une planification rigoureuse, de la discipline et un peu de souplesse.
Voici une liste de symptômes d'une mauvaise gestion du temps. Si plus de la moitié de ces énoncés vous concernent, vous êtes dans la mauvaise voie.
Difficulté à se mettre au travail le matin.
Absence d'objectifs écrits.
Oubli de noter des tâches.
Remise perpétuelle des tâches désagréables.
Constantes interruptions.
Mauvais aménagement du bureau, de l'ordinateur personnel.
Le bureau croule sous la paperasse.
Vous n'avez jamais le temps d'abattre le boulot important.
Les urgences occupent tout votre temps.
Prolongation des pauses-café et des repas.
Soirs et week-ends consacrés au travail.
Refus de déléguer.
Vous ne savez pas dire «non».
Longues périodes de rêverie.
Discussions personnelles pendant les heures de travail.
Trop longues recherches de documentation et d'information.
Mauvaise utilisation des outils de communication.
Difficulté à rédiger.
Lecture prolongée de magazines et de courrier.
Relecture fréquente de documents.
Le travail est rarement effectué dans les délais prévus.
Analysez votre emploi du temps
Pendant au moins une semaine, effectuez un relevé précis de vos tâches et occupations à l'aide d'un journal quotidien divisé en périodes de 15 à 30 minutes. Analysez ensuite ce véritable rayon X de votre temps.
Classez vos activités en plusieurs catégories: sphère professionnelle, sommeil et repos, vie de famille, loisirs et vie sociale, bénévolat et engagement communautaire, formation et développement professionnel, etc. Le portrait obtenu est-il équilibré? Avez-vous encore une vie privée? À quand remonte votre dernière sortie avec des amis?
À partir du relevé de votre emploi du temps, divisez ce dernier selon vos priorités: tant pour le travail que pour votre vie privée, dressez une liste d'objectifs à long terme, à moyen terme et à court terme. Le long terme s'exprime en années et le court terme en jours.
Avant chaque journée de travail, dressez une liste des tâches quotidiennes à accomplir. Élaborez une liste d'objectifs et de projets pour les prochaines semaines et pour les 12 prochains mois.
Au jour le jour, effectuez d'abord les activités urgentes, prioritaires et routinières, selon vos échéances. Si vous ne pouvez effectuer toutes ces tâches dans les délais prévus et à l'intérieur d'une semaine de travail dont la durée vous semble normale (40 heures, par exemple), vous avez un problème.
N'oubliez pas que les saisons peuvent influencer la gestion du temps. Votre entreprise subit-elle des cycles saisonniers? Frémissez-vous de terreur à l'idée de braver une tempête de neige pour rencontrer un client?
Prévoyez aussi 25% de temps libre, c'est-à-dire non planifié. Ce temps, réparti dans la journée, est destiné aux imprévus, aux débordements ou à la relaxation. De plus, prévoyez 60 minutes par jour de solitude, sans aucune interruption, et trouvez une cachette pour jouir de cette heure de répit.
(Suite et fin de l'article le mois prochain.)
par Jean-Sébastien Marsan, journaliste indépendant, président de l'Association des journalistes indépendants du Québec (AJIQ)
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