Travailler dans le mode multi-projets est plutôt la norme que l'exception. Que vous soyez dans une PME ou une grande entreprise, vous déployez certainement des trésors d'imagination pour composer avec cette situation. Cependant, vous pouvez tirer votre épingle du jeu par la gestion des capacités et la planification globale des projets.


La gestion des capacités

L'objectif de la gestion de la capacité est d'identifier les besoins en ressources dans le temps et les écarts entre le taux d'utilisation des ressources disponibles et les ressources requises pour livrer tous vos projets.

Une entreprise se retrouve en surcapacité si elle possède plus de ressources que nécessaires pour réaliser ses activités. Inversement, elle se trouve en sous capacité si elle manque de ressources pour livrer ses engagements. Si les capacités sont bien gérées, le personnel assigné aux projets devrait avoir un rythme de travail normal : les périodes de pointes qui tendent parfois à devenir la norme et les temps morts seront donc minimisés. De plus la charge sur équipements est gérée de manière à éliminer les goulots d'étranglement.


La planification globale des projets

Pour savoir si vous vous retrouverez en sur ou sous capacité dans le temps, la planification globale de tous les projets en cours et à venir est une des premières étapes à effectuer. Pour ce faire :

- Avoir en main l'inventaire des projets en cours et à venir classé par catégorie (clientèle, interne, R&D, infrastructure, maintenance, etc ) et par priorité.
- Ordonnancer les projets dans le temps
- Tenir compte des interdépendances entre les projets
- Effectuer des scénarios et retenez la planification optimale en fonction des ressources disponibles et des objectifs de livraison

Une saine gestion des capacités est intrinsèque à une bonne planification de départ et à une planification à jour. En effet, sans mise à jour périodique d'une planification reflétant l'évolution des projets, l'évaluation globale des besoins en capacité, et de ce fait l'assignation des ressources aux projets, deviennent obsolètes et erronées.

Autre point, validez la qualité des estimations utilisées pour évaluer les projets et le soin apporté à la planification de chaque projet. Plus ces intrants seront précis, plus votre gestion des capacités et votre planification globale des projets le seront d'autant. En effet, la productivité des ressources est un intrant important : du personnel senior sera plus rapide à réaliser certaines tâches que du personnel junior. La performance des équipements utilisés à la réalisation des projets l'est également. Ce sont des éléments habituellement pris en compte dans l'estimation des activités de projets.

Une implantation par étape

Pour connaître vos besoins en capacité en ressources humaines et matérielles dans le temps, vous pouvez entreprendre la démarche par étape :


La gestion des capacités critiques :

Dans un premier temps, identifier les ressources critiques de votre organisation. Ce sont par exemple votre expert senior en Java, votre ergonome, votre équipe d'assurance qualité ou un serveur dédié aux essais. En fait, ce sont souvent les personnes clés impliquées dans la majorité de vos projets, les ressources matérielles les plus sollicitées ou encore les plus rares.

Avec votre planification globale, évaluer les capacités requises pour ces ressources dans le temps, par trimestre, par mois ou par semaine, en fonction des besoins de chacun de vos projets. En additionnant la capacité requise pour chaque type de ressources critiques par période de temps pour tous les projets et en la comparant avec les capacités actuelles de votre organisation pour cette même période, vous constaterez si votre organisation possède la capacité de tout livrer.


La gestion des capacités globales :

Ensuite, lorsque vous aurez rodé votre processus de planification globale et de gestion des capacités critiques, étendez l'exercice à tous les types de ressources assignées aux projets de votre organisation.

Une des pratiques recommandées est de regrouper les ressources ayant un même profil en un « pool » de ressources. Par exemple, si votre « pool » comprend cinq programmeurs Java - intermédiaires, il possède une capacité de cinq années personnes dans cette expertise en particulier.

Vous pouvez procéder avec le principe de « pool » pour toutes vos ressources si vos équipes d'experts sont composées de plusieurs dizaines de personnes, ou appliquer le même principe sur une base individuelle si la taille de votre équipe est restreinte.

Pour compléter l'exercice de planification et d'évaluation des écarts en capacité, allouer un pourcentage pour les activités opérationnelles et administratives et attribuer une marge de manœuvre pour les imprévus. Les activités administratives et les imprévus combinés peuvent compter, selon les organisations et le secteur d'affaires pour dix à vingt pourcent de la charge de travail. Si elles sont omises, vos ressources pourraient se retrouver rapidement surchargées. Pour simplifier le tout, vous pouvez les regrouper sous un projet administratif.

A partir de cette information, vous serez en mesure de prendre les décisions de gestion plus éclairée. Par exemple de revoir l'ordonnancement des projets dans le temps, d'embaucher du personnel supplémentaire, de sous-traiter certains groupes d'activités ou revoir vos priorités.

Les outils :

Vous pouvez utiliser un fichier Excel dans lequel vous listez les projets et les ressources assignées en fonction de la planification globale. Il est conseiller de raffiner la planification des ressources sur une base mensuelle voire hebdomadaire, afin d'identifier les surcharges de travail et les temps morts. Ainsi, vous pourrez raffiner votre planification pour limiter le plus possible ces situations et être pro-actif dans vos décisions de gestion.

Vous pouvez aussi utiliser un outil informatique de gestion de projets comme MsProject. Cet outil dynamique vous permettra d'optimiser vos scénarios de planification globale des projets en fonction des ressources critiques ou de l'ensemble des ressources humaines et matérielles de votre équipe ou de votre organisation.


Conclusion

La gestion en mode multi projets présente des défis importants. La gestion des capacités et la planification globale sont des pratiques à mettre en place pour optimiser le temps de travail et améliorer l'efficacité des équipes de projet et des organisations. Et qui sait, ce sera peut-être bientôt un item ajouté à l'ordre du jour de vos réunions d'opération.


Note : La gestion de la charge de travail est synonyme de la gestion des capacités. La gestion des capacités est une pratique couramment utilisée dans le secteur manufacturier et de plus en plus répandue dans les organisations fonctionnant en mode gestion de projets et gestion par projets.


(c)2005, Louise Lefebvre, Conseillère en gestion